Lì, 12 gennaio 2005

CIRCOLARE 408/05

OGGETTO: IVA - LE POSSIBILI MODALITÀ DI EMISSIONE/CONSEGNA DELLA FATTURA

La tradizionale fattura emessa in formato cartaceo, che può essere inviata al cliente anche per fax o posta elettronica, ora può essere sostituita dalla c.d. "fattura elettronica", da inviare al destinatario tramite posta elettronica. Nella presente Informativa sono riassunte le possibili modalità di emissione della fattura, alla luce dei chiarimenti forniti nel tempo dall'Amministrazione finanziaria e delle novità introdotte in materia di fatturazione elettronica.

L'art. 21, comma 1, DPR n. 633/72 disciplina le modalità di emissione della fattura. A decorrere dal 29.2.2004 tale disposizione è stata modificata dal D.Lgs. n. 52/2004, che ha recepito le novità previste dalla Direttiva 2001/115/CE, in relazione alla nuova fattura europea. In base alla nuova formulazione dell'art. 21, la fattura può essere rilasciata non più soltanto in formato cartaceo (duplice esemplare), come avveniva in precedenza, ma anche in forma elettronica. Parallelamente, la fattura si considera emessa al momento della consegna o spedizione al cliente (fattura cartacea), ovvero della trasmissione per via elettronica (fattura elettronica).

Va sottolineato che ai fini dell'emissione della fattura non è sufficiente la semplice "compilazione" del documento, essendo invece necessaria la sua consegna/spedizione o trasmissione alla controparte.

Si rammenta che a prescindere dalla modalità prescelta, la fattura deve essere emessa entro il giorno di effettuazione dell'operazione, individuato ai sensi dell'art. 6, DPR n. 633/72, vale a dire:

¨                   per le cessioni di beni mobili, alla consegna o spedizione all'altra parte;

¨                   per le cessioni di beni immobili, alla stipulazione dell’atto notarile

¨                   per le prestazioni di servizi, al momento di pagamento del corrispettivo.

Nell'ipotesi in cui il contribuente si avvalga della possibilità di fatturazione differita, ammessa per le cessioni di beni risultanti da apposito documento di trasporto (ddt), la fattura va emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna o spedizione e deve contenere l'indicazione della data e del numero del/i ddt.

CONSEGNA A MANO E SPEDIZIONE PER POSTA

Le modalità tradizionali di invio delle fatture cartacee sono costituite essenzialmente dalla consegna a mano o spedizione per posta delle stesse. Le fatture consegnate a mano si considerano emesse all'atto della loro consegna al destinatario; quelle spedite a mezzo posta si considerano emesse all'atto della spedizione al destinatario.

INVIO DELLA FATTURA TRAMITE FAX

Una pratica abbastanza comune tra gli operatori è quella di inviare o meglio "anticipare" le fatture tramite fax. Relativamente a tale modalità di trasmissione l'Amministrazione finanziaria non si è mai ufficialmente espressa. L'Assonime nella Circolare 16.11.96, n. 108 ne ha invece ammesso l'utilizzabilità.

INVIO DELLA FATTURA TRAMITE FAX ELETTRONICO

Il c.d. "fax elettronico" è una modalità combinata di invio delle fatture, che prevede l'impiego congiunto del telefax e di un supporto informatico. In particolare la fattura viene spedita dall'emittente al destinatario tramite fax. Il documento, ricevuto dalla scheda fax del sistema del destinatario, viene successivamente "instradato" nel sistema operativo, trasformato in formato elettronico, ed infine memorizzato su disco congiuntamente alla memorizzazione della sua immagine.

Secondo quanto precisato dall'Agenzia delle Entrate nella Risoluzione 4.7.2001, n. 107/E i dati delle operazioni dovevano essere comunque materializzati su supporto cartaceo ossia, in pratica, la fattura doveva essere stampata su carta, al fine di garantire l'integrità e la non alterabilità della fattura nel tempo. Infatti va tenuto presente che nel 2001 non era ancora possibile l'archiviazione dei documenti su supporto magnetico (possibilità ora prevista dal DM 23.1.2004).

Nella citata Risoluzione n. 107/E sono stati forniti i seguenti ulteriori chiarimenti:

¨                  la fattura trasmessa tramite fax elettronico deve essere emessa nel rispetto dei termini fissati dall'art. 21, DPR n. 633/72;

¨                  il momento di emissione della fattura coincide con il momento della trasmissione tramite fax;

¨                  la ricezione della fattura si perfeziona nel momento della ricezione del messaggio fax da parte del cliente.

INVIO DELLA FATTURA TRAMITE E-MAIL

Le moderne tecnologie informatiche hanno favorito la diffusione della trasmissione delle fatture tramite posta elettronica.

Le fatture sono normalmente prodotte utilizzando direttamente i software disponibili sul mercato che creano un file, da inviare al cliente tramite e-mail.

I dati in esse contenuti vanno materializzati su carta e devono essere sostanzialmente identici a quelli prodotti dall'emittente.

A livello pratico, Internet rappresenta semplicemente il mezzo con cui le fatture vengono trasmesse (le fatture sono tecnicamente dei file allegati ai normali messaggi di posta elettronica).

La possibilità di trasmettere le fatture tramite posta elettronica è stata ribadita più volte dall'Amministrazione finanziaria. Si segnalano sul punto le Risoluzioni 19.7.88, n. 571134; 30.7.90, n. 450217; 29.5.98, n. 50/E; 17.5.2000, n. 98/E e 4.12.2001, n. 202/E.

Nelle citate Risoluzioni è stato chiarito che l'invio telematico delle fatture non è in contrasto con le disposizioni dell'art. 21, DPR n. 633/72 (nella formulazione previgente), ancorché la locuzione "consegna o spedizione" sia chiaramente riferibile a procedure di trasmissione tradizionali. Ciò nella considerazione che anche attraverso la trasmissione telematica delle fatture i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini IVA possono essere "materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per l'emittente e per il ricevente, nel rispetto dei termini previsti dal già richiamato art. 21".

LA FATTURA ELETTRONICA

La c.d. "fattura elettronica", introdotta dal citato D.Lgs. n. 52/2004, è collegata con il recepimento nell'ordinamento italiano della suddetta Direttiva comunitaria, nonché alla possibilità, prevista dal DM 23.1.2004, di conservare i documenti attraverso la c.d. "archiviazione ottica".

Caratteristiche della fattura

La fattura emessa in formato elettronico deve costituire un documento statico non modificabile, vale a dire redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo.

Il file contenente le fatture elettroniche non dovrà pertanto contenere codici eseguibili o macroistruzioni che possano modificarne il contenuto.

La fattura elettronica si differenzia da quanto esaminato in precedenza in merito alla fattura

(cartacea) inviata tramite e-mail, per la necessità di dover utilizzare la firma elettronica.

Firma elettronica

Per poter emettere la fattura elettronica è necessario adottare alcuni accorgimenti volti a garantirne la data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto del documento, attraverso:

¨                  l'apposizione su ciascuna fattura o lotto di fatture del c.d. riferimento temporale e della firma digitale dell'emittente (in pratica va utilizzata l'analoga modalità prevista per l'iscrizione/deposito di atti presso il Registro delle Imprese);

o, in alternativa,

¨                  la trasmissione dei documenti tramite un sistema EDI (Electronic Data Interchange).

Consenso del destinatario

Ai sensi del comma 3 del citato art. 21, per la trasmissione della fattura elettronica è necessario il preventivo consenso del destinatario.

Per la corretta ricezione della stessa è infatti richiesto che quest'ultimo si attivi e disponga delle necessarie attrezzature informatiche.

Il consenso del destinatario appare inoltre indispensabile in quanto l'art. 39, DPR n. 633/72, così come modificato dal D.Lgs. n. 52/2004, prevede che le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma elettronica, devono essere archiviate nella stessa forma.

A disposizione per ogni chiarimento in merito, porgiamo distinti saluti.

ENTI REV S.r.l.