lì, 19/03/98

OGGETTO: ADEMPIMENTI INTRODOTTI DALLA LEGGE 675 DEL 31/12/1996. NOTIFICA AL GARANTE

In relazione alle prossime scadenze relative alla notificazione dei trattamenti dei dati personali si richiama l'attenzione su alcuni aspetti importanti riguardanti la disciplina introdotta dalla Legge 675 del 31/12/1996 sulla tutela della privacy. In particolare si ricorda che:

Vi è un obbligo generalizzato, per chiunque effettua un trattamento di dati, alla NOTIFICA al Garante per la protezione dei dati personali, da effettuare entro il 31 marzo 1998;

Sono state previste numerose cause di esonero dalla NOTIFICA ORDINARIA, ma non vi è nessun esonero in materia di dati sensibili. Sono considerati dati sensibili, ai sensi dell'art. 22 della legge citata, "i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale";

Interpellato su tale argomento il Garante ha precisato che "idonei a rivelare l'origine etnica" può anche essere considerato il luogo di nascita dei cittadini registrati all'anagrafe. Di conseguenza tutti i Comuni trattano dati sensibili;

Gli enti pubblici, i cui adempimenti in materia di privacy sono stati temporaneamente sospesi fino al 7/5/98, sono invece immediatamente obbligati ad effettuare la NOTIFICA; unica agevolazione consentita loro è data dalla possibilità di redigerla secondo una procedura SEMPLIFICATA così come previsto dall'art. 5-bis della legge 675/96.

Vi offriamo ora in sintesi una serie di precisazioni offerte dal garante in occasione del suo ultimo comunicato stampa:

1. La notificazione non riguarda singoli archivi o banche dati, ma il complesso delle attività di raccolta e di elaborazione delle informazioni. Di regola ciascun ente, impresa, pubblica amministrazione, ecc. può quindi effettuare una sola notificazione, che non è soggetta a scadenze temporali, e non va rinnovata qualora restino immutati i suoi elementi essenziali indicati nel modello.

2. Se si notificano più trattamenti correlati tra loro, non è necessario notificare anche i trattamenti oggetto di esonero. Tuttavia, se ritenuto opportuno o nei casi dubbi, tali trattamenti possono essere notificati.

3. Nei casi in cui sia obbligatoria, la notificazione va effettuata utilizzando il supporto magnetico o il modello cartaceo (accompagnati da istruzioni analitiche) approvati dal Garante e distribuiti gratuitamente presso tutti gli uffici postali.

4. Per stabilire se può operare un caso di esonero o di semplificazione, occorre far riferimento unicamente a quanto previsto dalla legge n. 675/96. Alcune voci che figurano nel modello di notificazione coincidono con casi di esonero (es.: "finalità amministrativo-contabili"), ma sono state indicate per casi particolari (ad esempio, per il titolare che intenda utilizzare anche per scopi di marketing i dati trattati per scopi contabili e fiscali).

5. Il Garante ha inoltre stipulato convenzione con vari soggetti per favorire la diffusione dei modelli via Internet o attraverso quotidiani, pubblici esercizi ed associazioni, anche di categoria. In ogni caso, il supporto o il modello possono essere ritirati gratuitamente presso gli uffici del Garante siti in Roma, Via della Chiesa Nuova, n. 8.

6. Nel caso di notificazione su supporto magnetico, si deve:

• procedere all'installazione utilizzando Windows;

• compilare le successive videate seguendo le istruzioni;

• inserire un dischetto vuoto nel lettore e salvare su di esso i dati immessi;

• procedere alla stampa della notificazione e sottoscriverla;

• spedire il dischetto, la notificazione stampata e sottoscritta, nonché la ricevuta del versamento per diritti di segreteria pari a £ 15.000 su c/c postale n. 97204002, in un plico raccomandato con avviso di ricevuta, indirizzato al "Garante per la protezione dei dati personali - Via della Chiesa Nuova, 8 00186 ROMA". Il plico può essere eventualmente consegnato a mano. Non sono possibili forme diverse di versamento dei diritti di segreteria.

7. Nel caso di notificazione su modello cartaceo si devono compilare i riquadri necessari, sottoscrivere il modello e spedirlo o consegnarlo come indicato nel punto precedente. Per le notificazioni su modello cartaceo, i diritti di segreteria ammontano a £ 25.000.

8. Le organizzazioni complesse articolate in un numero particolarmente elevato di sedi, filiali, agenzie, sportelli e simili, nei quali sono custoditi i dati personali oggetto di trattamento, possono compilare il riquadro b) ("luoghi ove sono custoditi i dati") indicando la circostanza e individuando un loro preciso ufficio presso il quale l'elenco delle sedi, delle filiali, delle agenzie, ecc. è tenuto costantemente aggiornato e prontamente disponibile agli interessati e al Garante.

A disposizione per ogni ulteriore chiarimento, porgiamo distinti saluti.

ENTI REV S.r.l. 

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